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Der Betriebsleiter 5/2020

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Der Betriebsleiter 5/2020

BETRIEBSTECHNIK Zentrale

BETRIEBSTECHNIK Zentrale Instanz Softwaregestütztes Maßnahmenmanagement bringt Struktur in die Umsetzung Arbeitsanweisungen müssen aktualisiert werden, eine Mitarbeiterschulung steht an, auf dem Betriebsgelände ist ein Unfall geschehen oder in den produzierten Lebensmitteln wurde ein Fremdkörper entdeckt: Maßnahmen entstehen in Unternehmen in den verschiedensten Bereichen und in unterschiedlichster Größenordnung. Ihre zentrale Verwaltung und Verfolgung kann nur durch ein funktionierendes Maßnahmenmanagement gelingen – eine Aufgabe, die elektronische Unterstützung notwendig macht. Ob kleine, schnell zu erledigende Aufgabe oder umfangreiches Projekt, das in mehrere Teilschritte zerlegt werden muss – welche Abteilungen, Teams oder einzelne Mitarbeiter sollen mit der Bearbeitung beauftragt werden? Wer trägt die Verantwortung für die Umsetzung? Und wie lässt sich die Zielerreichung präzise und im vorgesehenen Zeitrahmen steuern und überprüfen? Die Organisation von Maßnahmen wird in Unternehmen auf unterschiedliche Art und Weise gehandhabt, z. B. in Form von Excel- Listen oder über E-Mail-Austausch. Häufig ergibt sich die Situation, dass jede Abteilung oder sogar jeder einzelne Mitarbeiter die To-Dos und auch die damit zusammenhängende Kommunikation und Informationsweiterleitung anders organisiert. Das bringt eine Reihe von Nachteilen mit sich: In der Regel ist es mit großem Aufwand verbunden, den aktuellen Stand, den Fortgang oder die Zuständigkeiten einer Maßnahme nachzuvollziehen oder überhaupt einen Überblick über die Gesamtheit der anstehenden Maßnahmen zu gewinnen. Auch Überfälligkeiten sind auf diese Weise kaum zu kontrollieren. Darüber hinaus lassen sich verstreut erfasste Maßnahmen nicht systematisch auswerten. Das erschwert Verantwortlichen die Erfolgskontrolle. Autor: Dr. Stephan Killich, Geschäftsführung, ConSense GmbH, Aachen Um die verschiedenen unternehmensweiten Maßnahmen strukturiert zu verwalten, ist daher eine zentrale Instanz erforderlich, die die verschiedenen Aufgaben und damit verbundenen Aktivitäten aus unterschiedlichsten Unternehmensbereichen sammelt und mitverfolgt. Mit geeigneter Softwareunterstützung ist dies möglich. Nutzt ein Unternehmen oder eine Organisation bereits ein integriertes Managementsystem, z. B. zur Umsetzung der Qualitätsmanagement-Norm DIN EN ISO 9001 und weiterer Normen, ist es in der Regel ganz einfach, auf diesem Grundgerüst ein Maßnahmenmanagement aufzubauen und bereits vorhandene Informationen dafür zu nutzen. Zentral erfassen und koordinieren Die ConSense GmbH hat als Anbieter von innovativen Softwarelösungen für das Prozess- und Qualitätsmanagement zu diesem Zweck ein Modul zum Maßnahmenmanagement entwickelt, das die Basis-Versionen der verschiedenen ConSense Softwareprodukte ergänzt. Das Modul erfasst alle Maßnahmen aus sämtlichen Unternehmensbereichen zentral und bietet damit einen Gesamtüberblick. Ob anstehende Aufgaben aus KVP, Audits, Reklamationen und mehr – von hier aus werden die Maßnahmen und mögliche Untermaßnahmen zentral verwaltet und gesteuert. Über das System lassen sich die Maßnahmen den jeweils Verantwortlichen, z. B. einzelnen Mitarbeitern oder Organisationseinheiten, zuweisen. Die Beteiligten erhalten automatisiert detaillierte Informationen über die ihnen zugeteilten Maßnahmen und Fristen und werden an Fälligkeiten erinnert. Bei der Überschreitung von Fristen schlägt das System Alarm und informiert, wenn zuvor so festgelegt, die übergeordneten Stellen. Vorgesetzte können sich im System jederzeit über den Fortschritt der Umsetzung sowie den aktuellen Stand informieren. Für einen kompletten Überblick lassen sich unterschiedliche Reports zusammenstellen, z. B. zu offenen und überfälligen Maßnahmen. Ganz neu ergänzt hat ConSense in diesem Modul die Möglichkeit der Analyse sowie der Freigabe von Maßnahmen. Die Analyse hilft immer dann, wenn zwar das Ziel klar ist, die konkreten Schritte aber noch ausgearbeitet werden müssen. Mittels Freigabe von Maßnahmen lässt sich sicherstellen, dass Aufwand und Kosten in einem sinnvollen Rahmen bleiben. Insgesamt erleichtert die systematische Erfassung, Bearbeitung und Kontrolle mit dem ConSense Maßnahmenmanagement die termingerechte und vollständige Umsetzung unterschiedlichster Aufgaben. 26 Der Betriebsleiter 05/2020 www.derbetriebsleiter.de

BETRIEBSTECHNIK Anwender profitieren von einem einheitlichen Standard, der dem Umgang mit Maßnahmen Struktur verpasst All diese Aufgaben werden im ConSense Taskboard zusammengeführt und in übersichtlicher Kachelform auf dem persönlichen Board dargestellt. Hier stehen sie zur Weiterbearbeitung zur Verfügung. Alle zu erledigenden Tätigkeiten werden in Spalten nach den Kategorien „Offen“, „In Bearbeitung“, „Wartet“ oder „Erledigt“ sortiert und dem Ampelsystem entsprechend nach Dringlichkeit farbig gekennzeichnet. Damit visualisiert das Taskboard auf einen Blick alle persönlichen Aufgaben und ermöglicht die individuelle Priorisierung, Planung, Umsetzung und Kontrolle. Der Nutzer kann jederzeit abrufen, in welchem Schritt sich die jeweilige Aufgabe befindet. Mit dem ConSense Taskboard sind alle wichtigen Informationen und Termine sowie der Fluss der Bearbeitung stets präsent und lassen sich gut in den Arbeitstag integrieren. Alle Aufgaben im Blick mit dem Taskboard Alle anstehenden Maßnahmen an einem zentralen Ort sammeln und bearbeiten – das lässt sich mit dem ConSense Maßnahmenmanagement einfach und systematisch umsetzen. Doch meistens decken die im Maßnahmenmanagement verwalteten Aufgaben nur einen kleinen Teil der Aufgaben ab, die jeder einzelne Mitarbeiter in seinem Arbeitsalltag bewältigen muss. „Darum geht ConSense mit dem ConSense Taskboard noch einen Schritt weiter. Das ConSense Taskboard orientiert sich an der Kanban-Methode zur Prozesssteuerung und dem daraus bekannten Kanban-Board, das anstehende Aufgaben strukturiert und nach Prioritäten sortiert, visuell darstellt und Fortschritte optisch nachvollziehbar macht“, erklärt Dr. Alexander Künzer, Geschäftsführer der ConSense GmbH. Die Hauptquelle für die im Taskboard dargestellten Aufgaben ist das ConSense Maßnahmenmanagement. Zusätzlich können auch Aufgaben aus anderen Quellen ergänzt werden, z. B. als zur Nachverfolgung gekennzeichnete E-Mails und Aufgaben aus MS Outlook sowie aus ConSense Minutes, dem Tool zur einfachen und systematischen Dokumentation von Besprechungen. Zuverlässige Umsetzung gesichert „Mit dem Modul ConSense Maßnahmenmanagement lassen sich standardisierte Abläufe zur Maßnahmenbearbeitung inklusive Analyse, Freigabe, Kontrolle und Wirksamkeitsprüfung etablieren, die in jeder Abteilung auch optisch einheitlich geführt werden. Das ConSense Taskboard unterstützt darüber hinaus bei der persönlichen Organisation jedes einzelnen Mitarbeiters. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass dies für Unternehmen jeder Größenordnung eine erhebliche Erleichterung im Arbeitsalltag ist. Das positive Feedback unserer Kunden gibt Bestätigung: Die Anwender sind dankbar für einen einheitlichen Standard, der dem Umgang mit Maßnahmen Struktur verpasst und für eine zuverlässige Umsetzung sorgt“, unterstreicht Dr. Alexander Künzer. Bilder: ConSense www.consense-gmbh.de 01 Die zentrale Verwaltung und Verfolgung von Maßnahmen kann nur durch ein funktionierendes Management gelingen 02 Mit dem individuell zusammengestellten ConSense Taskboard hat man alle anstehenden To-Dos nach Kanban-Vorbild im Blick 01 02 www.derbetriebsleiter.de Der Betriebsleiter 05/2020 27

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